WP5 Management
Ce groupe de travail vise à élaborer des rapports annuels financiers et techniques et à assurer la gestion et la coordination du projet. Il sera dirigé par l’UBB, l'institution coordinatrice. L’UBB et le comité de gestion sont les principales structures chargées de mettre en œuvre la gestion du projet. Le comité de gestion sera composé d'un membre de chacune des institutions partenaires, également appelé coordinateur institutionnel.
Les partenaires seront encouragés à organiser des réunions en ligne chaque fois qu'ils font face à un problème ou ont besoin d’aide ou d'informations supplémentaires. Les procès-verbaux des réunions comprendront l'ordre du jour et les décisions de la direction. Ce groupe de travail assurera également l’élaboration de rapports techniques et financiers, remis à la fin de chaque année du projet (M13, M25 et M36). Le coordinateur offrira un soutien aux institutions partenaires lors de l’établissement des rapports. Le processus décisionnel au sein du projet sera pris à la majorité des voix. Dans les cas où il est impossible de parvenir à un accord, la décision sera prise par l'IP et, quand les enjeux sont importants, en consultation avec les responsables d'Erasmus +.
Les actions
5.1 Gestion de projet
5.2 Réunion de lancement, qui animera des discussions sur la gestion pratique et financière du projet et fournira des orientations sur la conservation des documents et les questions administratives (mémorandum d'entente, factures, feuilles de temps du personnel) et des ateliers pour le lancement des groupes d’activités (WP) de Diffusion, du Cadre d’assurance qualité et de Gestion de projet.
5.3. Comité de gestion
Afin de garantir la durabilité et la fonctionnalité du projet, un comité de gestion sera créé. Le comité sera chargé de prendre des décisions et d’assurer le bon fonctionnement du projet. Chaque pays partenaire aura un membre dans le comité de gestion.
5.4 Rapports financiers
Chaque institution partenaire présentera un rapport financier à la fin de la 1ère, 2ème et 3ème année du projet. L’UBB sera responsable de fournir un soutien aux partenaires lors de la rédaction des rapports.
Lors de la préparation des rapports, l’UBB facilitera la communication entre les partenaires grâce à:
- des réunions de gestion et de coordination sur site et en ligne;
- d’autres activités impliquant des voyages;
- Communication en ligne (emails).
5.5 Rapports techniques
Chaque institution partenaire présentera un rapport technique à la fin de la 1ère, 2ème et 3ème année du projet. Les rapports techniques fourniront des informations sur les activités mises en œuvre, les résultats attendus et obtenus, ainsi que sur les actions à mettre en œuvre. UBB sera responsable de fournir un soutien aux partenaires lors de la rédaction des rapports.
Lors de la préparation des rapports, l’UBB facilitera la communication entre les partenaires grâce à:
- des réunions de gestion et de coordination sur site et en ligne ;
- d’autres activités impliquant des voyages ;
- la Communication en ligne (emails).
5.6 Conférence finale du projet
La conférence finale a pour objectif de présenter les résultats obtenus au cours du projet et de les diffuser au niveau international. Trois membres académiques de chaque université partenaire participeront à la conférence finale. De plus, une journée supplémentaire sera réservée aux partenaires du projet pour discuter des derniers problèmes de gestion liés à la préparation des rapports techniques et financiers finaux, mais également pour réfléchir à de nouvelles collaborations.
L’UBB dirigera ce groupe de travail et coordonnera la mise en œuvre des activités du projet. L’UBB organisera la réunion de lancement au cours de laquelle tous les partenaires signeront un Mémorandum d'entente. Tous les partenaires collaboreront pour élaborer un texte pour la plateforme de communication du projet, un logo et des profils de réseaux sociaux du projet (Facebook, Twitter, LinkedIn);
UBB compilera les informations fournies par tous les dirigeants du groupe de travail, préparera des rapports financiers et techniques, organisera et mettra en œuvre la conférence finale du projet.
Tous les dirigeants du groupe de travail participeront à trois réunions de coordination par téléconférence visuelle organisées par l’UBB et aux réunions de coordination de la première et deuxième année du projet.
Date de début estimée à 15-10-2017
Date d'achèvement prévue : 14-10-2020
Organisation principale UBB
Organisation participante SDU, TU, SFAX, UTM, US